N°EOI/-002/06/22-ES
Type de contrat : Consultance (1 consultant)
• Durée : 30 jours
• Date de clôture de l’appel : 08 Juillet 2022

1- CONTEXTE
L’ACTA est un réseau panafricain à but non lucratif, sans affiliation politique et d’organisations de la société civile (OSC) dont la vision est de promouvoir la santé en construisant une Afrique sans tabac. L’alliance s’est développée en un réseau de synergie et de partage des ressources pour la lutte antitabac en Afrique et couvre 39 pays africains. Elle assure la coordination des efforts de ses membres pour promouvoir l’adoption ainsi que la mise en œuvre de politiques, et d’instruments juridiques nationaux, régionaux et internationaux pour la lutte antitabac en Afrique. L’alliance continue de se renforcer et de développer son expertise et devra jouer un rôle clé dans la mise en œuvre de la Convention-cadre de l’OMS pour la lutte antitabac (CCLAT) en Afrique.
L’ACTA met en œuvre la phase 2 du projet intitulé « Renforcer les capacités de l’ACTA pour autonomiser les organisations de la société civile en Afrique », avec le soutien de la Fondation pour le renforcement des capacités en Afrique (ACBF). L’objectif du projet est de contribuer à réduire la prévalence du tabagisme en Afrique par les moyens suivants : (i) renforcer la capacité opérationnelle de l’ACTA pour une coordination efficace de l’agenda des OSCs pour la lutte antitabac en Afrique ; et (ii) favoriser la coordination sur la surveillance de l’industrie du tabac en vue de faciliter l’adoption et l’application efficace des politiques conformes à la CCLAT.
La mise en œuvre de ce projet, d’une durée de trois ans, sera clôturée le 31 juillet 2022. Et conformément aux dispositifs de vérification et de contrôle annuels des comptes, un audit devra être réalisé pour la période du projet allant du 1er Janvier à Juillet 2022. Cette activité tient aussi lieu d’audit de fin du projet ayant débuté le 1er Avril 2019. Dans ce contexte, l’ACTA a besoin des services d’un cabinet d’audit pour la réalisation de cette activité.

2- OBJECTIF
L’objectif de l’audit est de donner une opinion professionnelle indépendante sur les états financiers du projet pour l’exercice 2022 et sur la fiabilité du système de contrôle interne du projet, conformément aux normes internationales d’audit (ISA) de l’IFAC (International Federation of Accountants) et inclura les tests et les procédures d’audit ainsi que les vérifications que l’auditeur jugera nécessaires au regard des circonstances.

3- ÉTENDUE DU TRAVAIL
La mission de l’audit portera sur les comptes du projet couvrant la période allant du 1er janvier au 31 Juillet 2022.
L’auditeur doit effectuer les tâches suivantes :
a) effectuer des tests sur les transactions, le cas échéant, et comprendre le système comptable du projet, afin d’évaluer sa pertinence pour la fiabilité des états financiers du projet et d’établir si les registres comptables nécessaires sont correctement tenus.
b) confirmer qu’un cadre de contrôle interne approprié est en place afin de fournir une assurance raisonnable sur les opérations du projet, sur l’utilisation efficace des ressources et sur la fiabilité des rapports financiers, et
c) confirmer que, bien que la responsabilité de la prévention des erreurs, des irrégularités et des fraudes dans les états financiers incombe aux personnes chargées de la gestion du projet, l’audit doit être planifié de manière à fournir une assurance raisonnable que toutes les inexactitudes, irrégularités et/ou fraudes importantes dans les états financiers sont détectées.
Au cours de l’audit, il convient d’accorder une attention particulière aux éléments suivants :
a. Les ressources du projet seront fournies et utilisées conformément aux dispositions de la Convention de subvention, des politiques/procédures/directives et des autres instruments de la Fondation, pour assurer l’économie et l’efficacité, et exclusivement aux fins pour lesquelles ce financement a été accordé.

b. La passation des marchés de biens, de travaux et de services financés par cette subvention a été effectuée conformément aux bonnes règles et pratiques de passation de marchés énoncées dans le manuel de procédures du projet et conformément aux directives de la Fondation en matière de passation de marchés pour les biens et services achetés avec les dons reçus.

c. Toutes les pièces justificatives nécessaires, les livres et les comptes des opérations du projet sont disponibles, et montrent une cohérence entre les documents comptables et les rapports soumis aux donateurs. En particulier, la régularité et l’exactitude des dépenses encourues dans le cadre de la procédure de déclaration des dépenses doivent être examinées afin de garantir que le projet a conservé des documents comptables appropriés pour justifier les demandes de remboursement des dépenses encourues.

d. Le système de contrôle interne, la gestion des risques et les procédures et pratiques existantes sont fiables et conformes aux politiques et procédures approuvées par les organes de gouvernance du projet et communiquées aux donateurs.

e. Les dépenses réclamées par le projet et les remboursements effectués par les donateurs sont rapprochés. Les décaissements effectués par les donateurs sont correctement enregistrés dans les états financiers du projet et sont présentés sous forme de notes ou d’annexes aux états financiers.

f. Les dépenses engagées à partir des fonds reçus sont effectuées conformément à la convention de subvention, au budget et au programme de travail approuvés et aux procédures et directives applicables de l’administrateur du don. Toute dépense engagée contrairement à ces dispositions doit être signalée séparément par l’Auditeur dans le rapport de contrôle interne ou dans le rapport d’audit, selon le cas.

g. Les états financiers sont préparés conformément aux normes comptables internationales ou aux principes comptables généralement reconnus, selon le cas, et donnent une image fidèle des actifs, des ressources reçues et des dépenses engagées par le projet à la fin de la période comptable auditée.

4- POINTS D’INTÉRÊT PARTICULIER

4.1. Méthode de décaissement de la reconstitution des ressources
Pour ce projet, la Fondation a approuvé l’utilisation de la méthode de reconstitution des fonds; par conséquent, l’auditeur doit vérifier toutes les demandes de décaissement de fonds au cours de l’exercice financier sous revue. L’auditeur effectuera tous les contrôles et examens nécessaires pour s’assurer que les exigences de contrôle interne qui doivent être en place pour l’utilisation de la méthode de reconstitution des fonds sont adéquates et fiables. L’auditeur examinera les dépenses pour établir:
– l’éligibilité en termes d’activités du projet et de sources de financement.
– La cohérence des activités du projet avec le programme de travail et le budget approuvés par l’administrateur du don.
Ceci permettra à l’auditeur de donner une opinion sur le niveau des dépenses par rapport aux activités réalisées. L’auditeur présentera dans un paragraphe séparé toute dépense inéligible et disproportionnée identifiée.

4.2. Compte spécial
En plus de l’examen des états financiers du projet et des demandes de décaissement, l’auditeur examinera les opérations du compte spécial du projet et vérifier l’exactitude des rapprochements soumis par le projet.
L’auditeur, en particulier, s’assurera que :
– Les décaissements ont été dûment autorisés ;
– Tous les intérêts dus au projet ont été crédités par la banque et ont été correctement enregistrés par le projet.
– Le solde du compte bancaire à la fin de chaque période est cohérent avec le solde dans les livres comptables du projet et que tout report ou transaction non effectuée dans l’état de rapprochement a été analysé par le projet.
– Les décaissements des comptes spéciaux sont effectués uniquement à des fins de mise en œuvre du projet, conformément à la convention de subvention.

Les états financiers du projet doivent comprendre :
a) Les états de suivi budgétaire
b) Les tableaux des emplois et ressources au cours de l’exercice considéré
c) Les tableaux de trésorerie et les dépenses en transit
d) Le tableau des immobilisations
e) Les notes aux états financiers et annexes
f) La liste des actifs immobilisés acquis ou achetés par les fonds des différents Projets.

4.3. Compte du projet
Dans le cadre de l’audit des états financiers du projet, l’auditeur devra analyser les transactions des Comptes Indiqués qui incluent normalement :
a) Les avances reçues du partenaire financier ;
b) Les reconstitutions du Compte projet soutenues par les demandes de remboursement de fonds;
c) Les intérêts éventuellement générés sur le compte qui appartiennent au projet ;
d) Les retraits relatifs aux dépenses du projet.

L’auditeur accordera une attention particulière à la conformité des soldes des comptes Indiqués à la clôture de l’exercice fiscal.
L’auditeur examinera l’éligibilité et l’exactitude :
a) des transactions financières durant la période sous revue
b) des soldes des comptes à la clôture de l’exercice sous revue
c) de l’utilisation des comptes Indiqués en conformité avec l’accord de financement.

5. LIVRABLES
L’auditeur émettra une opinion sur les états financiers du projet. Le rapport d’audit des comptes du projet inclura un paragraphe séparé mettant en exergue les principales faiblesses de contrôle interne et les cas de non-conformité avec les termes de l’accord de financement.

En plus du rapport d’audit sur les états financiers, l’auditeur préparera une lettre de contrôle interne qui inclura :
a. Des commentaires et observations sur les enregistrements comptables, les systèmes et contrôles effectués durant l’audit ;
b. Les insuffisances du système de contrôle interne et les recommandations pour l’amélioration de ce système ;
c. Le degré de conformité avec chaque engagement financier contenu dans l’accord de financement et les commentaires si nécessaire sur les problèmes externes et internes affectant cette conformité ;
d. Les problèmes de communication identifiés durant l’audit susceptibles d’avoir un impact significatif sur l’exécution du projet ;
e. Les commentaires sur toute autre anomalie que l’auditeur jugera pertinent.
Idéalement, la lettre de contrôle interne devra inclure les réponses de l’ACTA sur les insuffisances relevées par l’auditeur.

6. DOCUMENTATION
L’auditeur aura accès à toute la documentation légale, les correspondances et toute autre information relative au projet qu’il/elle aura jugé nécessaire.
L’auditeur obtiendra une confirmation des montants décaissés et le solde du compte du projet auprès du partenaire financier. Les informations disponibles devraient inclure les copies : l’accord de financement et les rapports de supervision.

7. DURÉE
Le rapport final d’audit devra être délivré dans un délai de 35 jours.

8. RÉPARTITION DES PAIEMENTS
Les paiements seront effectués comme suit :
– 50% à la signature du contrat ;
– 50% à la remise du rapport final d’audit.

9. EXPRESSION D’INTÉRÊT
Les consultants intéressés doivent soumettre une déclaration d’intérêt, structurée de manière à inclure les informations suivantes :
– Une lettre de présentation ;
– Curriculum vitae du consultant ;
– Expérience déclarée dans le(s) domaine(s) technique(s) requis ci-dessus ;
– Expérience avérée dans des consultations similaires ;
– La proposition technique doit inclure (i) la méthodologie et (ii) le calendrier.

La comparaison des offres techniques se fera comme suit :

10. PROCEDURE DE SOUMISSION
Les candidatures doivent être envoyées au plus tard le 08 Juillet 2022 à 17h00 GMT par voie électronique à l’adresse suivante : applications@atca-africa.org. Précisez dans l’objet du mail : “Audit des états financiers 2022”.

11. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
– L’ACTA se réserve le droit d’attribuer le contrat à tout candidat qu’elle juge qualifié, et d’entamer des négociations avec les consultants sélectionnés pour discuter de toute question qui sera nécessaire pour aider à la sélection.
– L’ACTA n’engage pas les services de consultants directement ou indirectement associés à l’industrie du tabac. Elle a une politique stricte de non-engagement avec, et n’accepte aucune forme de financement ou de soutien de la part d’une société qui fabrique, distribue, commercialise ou vend des produits du tabac, ou qui fournit une représentation juridique, des services de relations publiques ou de lobbying, ou une assistance marketing à un membre de l’industrie du tabac.
– Pour toute question relative à cet appel à candidatures, veuillez contacter Mme Irène Senouvor soit par courriel : applications@atca-africa.org, soit par téléphone : +228 22 25 15 80 /83, de 8h30 GMT à 18h00 GMT.