AVIS DE RECRUTEMENT
SECRETAIRE EXECUTIF.VE
(H/F)
REF. : ACTA/ES/2025/VAC003/TG

Intitulé du poste: Secrétaire Exécutif.ve

Type de contrat: Contrat à durée déterminée avec possibilité de renouvellement

Temps de travail: Temps plein

Durée: Deux (02) ans

Lieu d’affectation: Lomé, Togo

Supérieur hiérarchique: Conseil d’Administration

Date limite de candidature: 03/10/2025 (17h00 GMT)

1. Introduction

Le tabac cause plus de 8 millions de décès par an, et l’Afrique est aujourd’hui la région où l’épidémie progresse le plus rapidement, en raison du marketing agressif de l’industrie du tabac, de politiques de santé publique insuffisantes, d’une mise en œuvre limitée, mais aussi de la croissance démographique et de l’augmentation du revenu disponible. Avec plus de 1,2 milliard d’habitants, dont une majorité de jeunes, le continent constitue un marché privilégié pour l’industrie du tabac, qui y déploie une stratégie d’expansion particulièrement offensive. Face à la faiblesse relative des cadres législatifs et réglementaires, une mobilisation urgente est nécessaire pour inverser cette tendance.

C’est dans ce contexte qu’a été créée en 2008 l’Alliance pour le Contrôle du Tabac en Afrique (ACTA), un réseau de la société civile regroupant des organisations de 39 pays membres de l’OMS, engagé dans la mise en œuvre de la Convention-cadre de l’OMS pour la lutte antitabac (CCLAT). L’ACTA, dont la vision est « Une Afrique en bonne santé, prospère et sans tabac », repose sur un système de gouvernance structuré comprenant une Assemblée générale, un Conseil d’Administration (avec un comité exécutif et des comités spécialisés), ainsi qu’un Secrétariat exécutif chargé de coordonner ses actions aux niveaux national, régional et international.

Ayant son siège à Lomé, au Togo, l’ACTA est un acteur clé du plaidoyer en matière de lutte antitabac en Afrique, mobilisant l’expertise et la force de la société civile pour renforcer les politiques publiques et améliorer leur mise en œuvre. Afin de consolider son action et d’assurer la gestion stratégique de son Secrétariat exécutif, l’ACTA recrute un(e) Secrétaire Exécutif(ve).

2. Présentation du poste

Le/La Secrétaire Exécutif(ve) aura pour responsabilité la planification stratégique et son suivi, l’établissement de partenariats stratégiques, la mobilisation et la gestion des ressources financières, ainsi que le développement et la mise en œuvre de projets. Il/Elle agira en qualité de Directeur(trice) général(e) du Secrétariat exécutif de l’ACTA et rendra compte directement au Conseil d’Administration de l’ACTA.

3. Responsabilités principales

• Gouvernance

Le/La Secrétaire Exécutif(ve) sera chargé(e) de :

• Préparer, organiser et convoquer l’Assemblée générale conformément à la Constitution de l’ACTA.
• Appuyer le Président dans la convocation des réunions du Conseil/Comité exécutif.
• Préparer et soumettre au Conseil pour validation, les projets d’ordres du jour, les documents de réunion et les procès-verbaux des réunions du Conseil
• Veiller à la mise en œuvre des décisions prises par le Conseil d’Administration.
• Préparer et faciliter les réunions du Conseil d’Administration et de l’Assemblée générale.
• Faciliter, sous la supervision du Conseil d’Administration, l’organisation des élections des membres du Conseil dans les sous-régions de l’ACTA.
• Fournir régulièrement au Conseil d’Administration des rapports sur la mise en œuvre des projets et programmes.
• Veiller à informer le Conseil de toute modification des lois nationales, du code du travail, des décrets ou des règlements en vigueur au Togo susceptibles d’affecter la gouvernance, le personnel ou le fonctionnement global de l’organisation.
• Administration et de gestion
• Assurer la gestion administrative et financière du Secrétariat exécutif de l’ACTA.
• Superviser la mise en œuvre du plan stratégique de l’ACTA.
• Assurer la promotion, le développement et la représentation de l’ACTA aux niveaux nationaux, continental et mondial.
• Offrir et garantir des opportunités de formation aux membres du personnel, notamment en matière de lutte contre le tabagisme en général, et plus particulièrement en ce qui concerne la Convention-cadre de l’OMS pour la lutte antitabac.
• Superviser la mise en œuvre des politiques, procédures et pratiques en matière de ressources humaines, y compris l’élaboration des descriptions de poste pour l’ensemble du personnel.
• Assurer la bonne tenue des fiches de poste des salariés, la mise à jour de l’organigramme de l’ACTA.
• Gérer et approuver l’ensemble des processus et procédures budgétaires et financiers.
• Superviser le personnel de l’ACTA et veiller à ce que les livrables soient réalisés conformément aux plans de travail et aux échéances.
• Recruter le personnel du Secrétariat exécutif sous la supervision du Conseil d’Administration.
• Créer et maintenir un environnement de travail sain et sécurisé, en conformité avec la législation et la réglementation en vigueur.
• Assurer une gestion efficace du personnel en collaboration avec le Comité exécutif du Conseil.
• Veiller à l’entretien et au maintien d’un environnement de travail sein et apaisé.
• Planification et gestion des programmes
• Veiller au développement de projets conformes au plan stratégique de l’ACTA et aux objectifs fixés par les bailleurs.
• Superviser la mise en œuvre des activités de projets et fournir des orientations précises afin d’atteindre les résultats attendus.
• Assurer le suivi des indicateurs de projet pour identifier les risques, difficultés et opportunités d’innovation.
• Superviser et contribuer à la production de rapports de projets, y compris les réalisations, les défis et les leçons apprises.
• Relations extérieures et partenariat
• Maintenir une coordination efficace et de bonnes relations de travail avec les partenaires/potentiels partenaires de l’ACTA.
• Consolider l’engagement des membres de l’ACTA à travers une communication régulière, le renforcement des capacités, la mise en œuvre de projets et la mise à jour de la base de données des membres.
• Élargir et diversifier l’adhésion à l’ACTA et faciliter l’intégration de nouveaux membres.
• Mobilisation de ressources
• Assurer la durabilité financière de l’ACTA à travers la mise en œuvre effective de son Plan de mobilisation des ressources et d’autres initiatives de mobilisation de ressources.
• Identifier des opportunités de financement et des partenariats stratégiques de collaboration, et maintenir des relations ainsi qu’une communication régulière avec les bailleurs et partenaires.
• Elaborer une cartographie des domaines prioritaires et des partenariats stratégiques, potentiels, auprès de nouveaux et d’anciens bailleurs en vue de mobiliser et d’optimiser les ressources.
• Contribuer à l’élaboration de propositions de subvention et veiller à leur soumission dans les délais impartis aux bailleurs potentiels.
• Assurer la liaison avec les organisations intergouvernementales (Nations Unies, Union africaine, etc.), les gouvernements, les fondations et autres organisations pour explorer des opportunités de financement.
• Superviser le suivi et l’évaluation de la politique de mobilisation des ressources de l’ACTA et prendre, le cas échéant, les mesures correctives nécessaires.
• Veiller à la diffusion appropriée des réalisations de l’ACTA auprès des bailleurs et autres parties prenantes concernées afin de soutenir la mobilisation de ressources.
• Communication
• Superviser l’élaboration et la mise en œuvre de plans annuels de communication alignés sur le cadre stratégique de l’ACTA.
• Examiner et valider les publications, rapports, communiqués et contenus numériques clés afin de garantir leur exactitude, leur pertinence et leur alignement stratégique.
• Fournir une orientation stratégique et assurer la supervision du site web de l’ACTA, en particulier du Centre de ressources en ligne et des communications sur les réseaux sociaux.
• Conduire une réponse rapide et stratégique face aux informations trompeuses à l’ingérence de l’industrie du tabac ou aux risques réputationnels, afin de préserver l’intégrité de l’ACTA.
• Développer et maintenir des relations solides avec les journalistes, médias et influenceurs afin de renforcer la visibilité de la lutte antitabac et de promouvoir le plaidoyer dirigé par les jeunes.
• Mettre en place et superviser des mécanismes de suivi, d’évaluation et de reporting afin de mesurer l’efficacité des stratégies et campagnes de communication.

4. Critères de sélection

La sélection du/de la Secrétaire Exécutif(ve) de l’ACTA se fera sur la base des critères suivants :

• Un diplôme de Master en santé publique, sciences de la santé et sociales, économie de la santé, développement international ou tout autre domaine pertinent serait un atout.
• Un minimum de 10 années d’expérience professionnelle dans la gestion de projets, dont 5 années à un poste de direction au sein d’une institution ou d’une organisation régionale ou internationale.
• Bonne compréhension et application des concepts de planification stratégique et de gestion de projet.
• Expérience de travail avec des groupes de plaidoyer et des décideurs afin d’influencer la formulation et la mise en œuvre des politiques.
• Solides compétences analytiques et en résolution de problèmes.
• Excellentes aptitudes en communication orale ainsi qu’en rédaction et révision de rapports destinés à un public diversifié.
• Compétences avérées en gestion des ressources humaines, finances, projets et en leadership, y compris d’excellentes aptitudes organisationnelles et analytiques et capacité à prioriser et à respecter les délais.
• Capacité à interagir et à assurer une communication efficace avec les membres du Conseil d’Administration.
• Expérience avérée en matière de mobilisation de ressources.
• Capacité à inspirer la confiance des parties prenantes.
• Aptitude à établir des priorités, fixer des objectifs et travailler sous pression.
• Grande discrétion professionnelle, neutralité, impartialité et loyauté institutionnelle démontrées.
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique et axé sur le travail d’équipe.
• Capacité à superviser et diriger des équipes, avec de solides compétences en gestion des conflits.
• Maîtrise des logiciels informatiques, y compris Microsoft 365.
• Excellente maîtrise de l’anglais et du français, à l’oral comme à l’écrit.
• Une bonne connaissance de la lutte antitabac constituera un avantage.
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des ONG en Afrique.

5. Processus de recrutement

Le processus de sélection sera organisé comme suit :

1. Sélection sur dossier
2. Entretiens de présélection

• Entretien final

6. Procédure de candidatures

Les dossiers de candidatures doivent être envoyés par voie électronique à l’adresse e-mail : applications@atca-africa.org en indiquant dans l’objet : Candidature au poste de Secrétaire Exécutif.ve de l’ACTA.

Chaque dossier sera composé de :

• Une lettre de motivation adressée au Président du Conseil d’Administration de l’ACTA
• Un CV détaillé incluant les contacts des 3 personnes de référence
• Les copies des diplômes
• Des documents attestant l’expérience professionnelle

La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 03 octobre 2025 à 17h00 GMT.

7. Détails complémentaires

• Seuls les candidats présélectionnés seront convoqués pour un entretien.
• L’ACTA se réserve le droit de ne procéder à aucune nomination à la suite de cet avis, sans obligation d’en communiquer les raisons aux candidats.
• Le salaire est négociable.
• La durée du contrat est de deux (2) ans, sous réserve d’une période d’essai de trois (3) mois.
• Le/la candidat(e) retenu(e) sera basé(e) au siège de l’ACTA à Lomé, Togo.
• L’ACTA ne recrute pas de fumeurs ni d’utilisateurs de quelque forme de tabac que ce soit.