TERMES DE RÉFÉRENCE

N° EOI/-001/10/26-ES

Révision du manuel des procédures
administratives, financières et comptables

Date limite de soumission : 28 octobre 2026 | Contact : applications@atca-africa.org

1.   Contexte et justification

L’Alliance pour le Contrôle du Tabac en Afrique (ACTA) est un réseau panafricain regroupant des organisations de la société civile engagées dans la promotion de la santé publique et dans le plaidoyer en faveur de la lutte contre le tabagisme sur le continent africain. À ce titre, l’ACTA œuvre activement pour la mise en œuvre effective de la Convention-cadre de l’Organisation mondiale de la Santé pour la lutte antitabac (CCLAT), instrument juridique international de référence destiné à réduire la consommation de tabac et à prévenir les effets sanitaires, sociaux, économiques et environnementaux liés au tabagisme.

Dans l’accomplissement de sa mission, l’ACTA intervient notamment dans les domaines du plaidoyer politique, du renforcement des capacités des organisations partenaires, de la mobilisation citoyenne et de la production de connaissances stratégiques, afin de soutenir les États africains dans l’élaboration et la mise en œuvre de politiques publiques efficaces de contrôle du tabac.

Dans un contexte marqué par l’évolution constante des exigences en matière de bonne gouvernance, de transparence financière et de redevabilité vis-à-vis des partenaires techniques et financiers, l’ACTA accorde une importance particulière au renforcement et à l’optimisation de ses dispositifs de gestion interne.

À cet effet, et dans une dynamique d’amélioration continue de ses mécanismes de gestion administrative, financière et comptable, l’organisation envisage de procéder à la révision et à la mise à jour de son manuel de procédures administratives, financières et comptables.

Ce document constitue un outil fondamental de gouvernance organisationnelle, permettant d’encadrer les processus de gestion, de clarifier les responsabilités des différents acteurs, de sécuriser les opérations administratives et financières et d’assurer une application harmonisée des règles de gestion au sein de l’organisation.

La révision du manuel vise notamment à :

. actualiser les procédures existantes afin de les adapter aux évolutions institutionnelles et organisationnelles de l’ACTA ;

. intégrer les meilleures pratiques de gestion applicables aux .organisations de la société civile, en particulier celles intervenant à l’échelle régionale ou panafricaine ;

. renforcer les mécanismes de contrôle interne, de traçabilité et de gestion des risques ;

. et assurer la conformité des procédures comptables et financières avec les normes en vigueur, notamment celles issues du Système Comptable des Entités à But Non Lucratif (SYCEBNL) du référentiel OHADA.

La présente mission de révision du manuel de procédures s’inscrit ainsi dans une volonté affirmée de l’ACTA de consolider son cadre de gouvernance institutionnelle, d’améliorer l’efficacité de ses opérations et de renforcer la confiance de ses partenaires techniques et financiers.

2.    Objectif de la mission

2.1. Objectif général :

Procéder à la révision et à la mise à jour du manuel des procédures administratives, financières et comptables de l’ACTA, en vue de renforcer l’efficacité de ses systèmes de gestion interne, d’améliorer les dispositifs de contrôle, de transparence et de traçabilité, et d’assurer leur conformité aux exigences réglementaires ainsi qu’aux standards internationaux de bonne gouvernance.

2.2. Objectifs spécifiques :

. Analyser le manuel de procédures existant et identifier les écarts et les insuffisances éventuelles.

. Évaluer la conformité des pratiques actuelles avec le cadre réglementaire (OHADA / SYCEBNL), fiscal, social et les exigences des bailleurs de fonds

. Actualiser et rédiger les procédures administratives, financières, comptables, logistiques et de passation de marchés

. Renforcer les mécanismes de contrôle interne et de gestion des risques

. Clarifier les rôles et responsabilités dans les processus administratifs et financiers

. Aligner les procédures avec les normes comptables OHADA / SYCEBNL

. Assurer la conformité aux exigences réglementaires applicables (comptables, fiscale, sociales et bailleurs de fonds)

. Élaborer les outils opérationnels (formulaires types, modèles de documents, tableaux de bord de suivi)

. Renforcer la traçabilité et la documentation des opérations

. Proposer un guide de comptabilisation des opérations

. Rédiger un manuel d’utilisation clair, structuré et facilement applicable par le personnel

. Conduire des sessions de formation et d’accompagnement du personnel pour l’appropriation et la mise en œuvre effective du nouveau manuel

3.   Etendue du travail

Le consultant recruté devra procéder à une révision complète du manuel des procédures couvrant notamment les domaines suivants :

3.1. Gestion administrative

. Organigramme

. Fiches de poste

. Gestion du courrier entrant et sortant

. Gestion des notes internes

. Circuits de décision

. Délégation d’autorité

Codification, classement et archivage des documents administratifs

3.2. Gestion des ressources humaines

. Recrutement

. Accueil et intégration

. Gestion des contrats de travail

. Gestion des congés et des absences

. Évaluation de la performance du personnel

. Plan et gestion des formations

. Discipline, règlement intérieur et sanctions

. Gestion de la rupture de contrat

3.3. Gestion financière

. Procédures budgétaires

. Gestion des financements, subventions et conventions

. Procédures d’engagement et de paiement

. Gestion de la trésorerie

3.4. Procédures comptables

. Organisation du système comptable

. Gestion et classement des pièces comptables

. Gestion des travaux périodiques

. Arrêté des comptes

. Production des états financiers conformément aux normes OHADA / SYCEBNL

3.5. Procédures de passation de marchés

. Procédures d’acquisition de bien

. Procédures d’acquisition des services

. Prestations des consultants

. Gestion des appels d’offres

3.6. Gestion du patrimoine et logistique

. Codification et inventaire physique des équipements

. Procédures d’entrée, de mouvement, de cession et de mise au rebut

. Gestion du matériel, des stocks et fournitures consommables

. Logistique, maintenance et gestion de la flotte, du carburant

3.7. Mécanismes de contrôle interne

. Séparation des fonctions et délégations de signature

. Gestion des risques

. Gestion de l’audit interne

. Gestion et suivi des missions d’audit externe ou légales

3.8. Suivi, évaluation et reporting

. Définition des indicateurs clés de performance (KPI)

. Élaboration et diffusion des tableaux de bord opérationnels

. Reporting périodique

3.9. Systèmes d’information

. Gestion des accès, rôles et privilèges utilisateurs

. Sécurité des données et politique de confidentialité

. Plan de sauvegarde et plan de continuité d’activité

. Traçabilité et charte informatique

Le manuel révisé devra être rédigé sous une forme pratique et opérationnelle. À cet effet, il devra inclure, lorsque cela est pertinent, des schémas de procédures illustrant les circuits de validation ainsi que des modèles de formulaires et outils de gestion destinés à faciliter l’application des procédures par le personnel.

Ces formulaires pourront inclure notamment :

. ordre de mission

. note de frais

. demande d’achat

. fiche d’inventaire

. tout autre outil jugé nécessaire à la bonne application des procédures.

4.   Livrables attendus

Le consultant devra produire les livrables suivants :

. L1 : Rapport de cadrage méthodologique

. L2 : Rapport diagnostic du manuel existant

. L3 : Projet de manuel révisé

. L4 : Manuel final validé

. L5 : Guide d’utilisation du manuel

. L6 : Atelier de formation du personnel

5.   Profil du consultant

Le consultant devra :

. Justifier d’une expérience confirmée dans l’audit organisationnel ou la révision de manuels de procédures

. Avoir une expérience pertinente avec des ONG ou organisations internationales

. Disposer d’une bonne connaissance des normes comptables OHADA / SYCEBNL

. Démontrer de solides capacités d’analyse et de rédaction

. Disposer d’une capacité d’animation des formations sur le renforcement de capacités pour le compte des entités

6.   Modalités de soumission

Le consultant intéressé devra soumettre :

. Une lettre de manifestation d’intérêt

. Une offre technique présentant la compréhension de la mission et la méthodologie proposée

. Une offre financière détaillée

. Les CV des experts proposés

. Des références de missions similaires

7.   Supervision de la mission

La mission sera conduite sous la supervision du Secrétariat exécutif de l’ACTA.

8.   Procédure de soumission

Les candidatures doivent être envoyées au plus tard le 28 octobre 2026 à 17h00 GMT par voie électronique à l’adresse suivante : applications@atca-africa.org. Précisez dans l’objet du mail : « Révision du manuel des procédures administratives, financières et comptables« .

9.   Informations complémentaires

L’ACTA n’engage pas les services de consultants directement ou indirectement associés à l’industrie du tabac. Elle a une politique stricte de non-engagement avec, et n’accepte aucune forme de financement ou de soutien de la part d’une société qui fabrique, distribue, commercialise ou vend des produits du tabac, ou qui fournit une représentation juridique, des services de relations publiques ou de lobbying, ou une assistance marketing à un membre de l’industrie du tabac.